חשבוניות וניהול כספי

או: למה לעבוד קשה כשאפשר לעבוד חכם?

הגיע סוף החודש ועכשיו הזמן לגבות תשלום. כמה פעמים ספרת ידנית את הפגישות ביומן, התבלבלת, ספרת שוב, הפקת חשבונית, ובסוף שכחת להזין את התקבול ביומן הרופא לרשות המסים? אצלנו – הכל פשוט עובד, בקלות.

אין צורך להתממשק לשירות חשבוניות חיצוני, שידרוש תשלום בנפרד ולא יעמוד בתקני הפרטיות הנדרשים במערכת הבריאות. My-Cliniq עוקבת אחר החוב של כל מטופל, וכאשר מפיקים חשבונית – פירוט הפגישות שלא שולמו – פשוט מופיע. לאחר תשלום החשבונית, פרטיה מוזרמים לדוח ההכנסות, ובסוף כל תקופה – הדוח יישלח אוטומטית לרואה חשבון. כי למה לעבוד קשה אם לא חייבים?

רוצה להפיק חשבונית בליווי צמוד?

הפקת חשבוניות

הפקת חשבונית מס/קבלה (וכן דרישת תשלום, חשבונית מס וקבלה) נגישה ממגוון מקומות בפלטפורמה, במטרה להקל ככל האפשר על התהליך המייגע. פשוט לוחצים על כפתור חשבונית ועוד, אשר זמין מעמוד הבית (מתחת לתרשומת האישית), מחלון ההוספה ליומן ומכרטיס המטופל – מתחת לפרטים האישיים או בתיבת ניהול המסמכים החשבונאיים.

לאחר לחיצה על הכפתור, ייפתח חלון חשבונית מס/קבלה:

חשבונית
  • בראש החלון ניתן לשנות את סוג המסמך מחשבונית מס/קבלה לדרישת תשלום (למטופלים פרטיים), לחשבון עסקה (לגורמים מממנים), לחשבונית מס או לקבלה.

  • My-Cliniq מזינה באופן אוטומטי ממי נתקבל הסכום ועבור מה, אך ניתן לשנות שדות אלה – והשינויים יישמרו לאותו מטופל בהפקת החשבונית הבאה.

  • אפשר לשייך את החשבונית לחשבון עסקה שהופק בעבר – שימושי לעבודה מול גורמים מממנים (להרחבה »).

  • פירוט הפגישות בחוב יופיע בתיבת הפירוט – שמות סוגי המפגשים, תאריכם ומחירם. במידה ולא כל הפגישות חויבו במועד זה – אפשר להסיר את ה-V בשורה הרלוונטית וסכום החשבונית יתעדכן בהתאם.

  • ניתן לבחור האם פירוט הפגישות יופיע בחשבונית עצמה, או שמא סימונן מיועד למעקב פנימי בלבד.

  • יש לבחור את אופן התשלום – מזומן, שיק, העברה, אשראי או אפליקציה.
טיפ: לכל אחד מאופני התשלום שדות משלו. בבחירת אפליקציה, למשל, אפשר לבחור את סוג האפליקציה ולהזין מספר אסמכתא.

למיטיבי לכת: ניתן להוסיף אופן תשלום נוסף באמצעות לחיצה על ➕ מתחת לבחירת אופן התשלום, ושינוי שני שדות הסכום כך שכל אחד מהם ישקף את הסכום הרלוונטי לאותו אופן תשלום.

  • לבסוף, לוחצים על לתצוגה מקדימה.

בהפקת החשבונית הראשונה, יופיעו שתי תזכורות:

  • להזין את המספר הראשון בסדרת החשבוניות. במידה ולא פתחתם עסק חדש ממש עכשיו, חשוב לוודא שלא יוצרים חפיפה. מומלץ להתייעץ עם רואה חשבון.
  • להגדיר כותרת וחתימה לחשבונית, אם לא הוגדרה מראש.

ניתן לשנות את הכותרת והחתימה בכל שלב דרך סרגל הבחירה למעלה מימין > הגדרות > כותרות וחתימות.

תצוגה מקדימה
טיפ: בעת הוספת כתובת דוא"ל, אפשר להגדיר אותה כראשי . במקרה כזה, הכתובת תיבחר באופן אוטומטי בפעם הבאה.

בתצוגה המקדימה יופיעו כל הפרטים. מומלץ לוודא בשלב זה את נכונות הפרטים – במיוחד הסכום – לפני שמפיקים את החשבונית באחת משתי דרכים:

  • אישור ושמירת PDF – כדי לשמור קובץ PDF מקומי במכשיר בו אתם משתמשים. את הקובץ ניתן להדפיס או לצרף כקובץ בווטסאפ ווב.
  • שליחה בדוא"ל – לחיצה על כפתור זה תוביל לחלון שבו אפשר להזין כתובת דוא"ל עבור המטופל, או לבחור בכתובת קיימת – אם הוזנה בעבר.
דרכי קשר

דוחות כספיים

כל הדוחות בפלטפורמה זמינים בכל שלב דרך סרגל הבחירה למעלה מימין > כספי ($).
דוח הכנסות
לדוגמא, זהו דוח ההכנסות. בדוח זה, ובכל הדוחות האחרים, ניתן:

  • לייצר חתכים מורכבים באמצעות שינוי הפרמטרים: תקופה, שם המטופל או גורם מממן.

  • לייצא את הדוח כקובץ אקסל באופן ידני באמצעות כפתור יצוא לאקסל.

ככלל, בין אם מדובר בנתונים כלכליים, בפגישות או ברשומות רפואיות, כל הנתונים שהוזנו בפלטפורמה ניתנים לייצוא כקובץ אקסל בכל שלב.

אלה הדוחות הקיימים:

  • הכנסות – אשר מרכז את כל החשבוניות שהופקו.

  • דוח פגישות – בו ניתן להביט ברשימת הפגישות

  • תיעוד מעקבים – כלל הרשומות הרפואיות והתרשומות האישיות שהוזנו עבור כל מפגש.

  • חוב – מעקב אחר חובות המטופלים והגורמים המממנים.

  • הוצאות – ניהול הוצאות.

  • רווח והפסד – חישוב רווח והפסד על בסיס ההכנסות וההוצאות.

  • חשבונות עסקה – רשימת חשבונות עסקה שהופקו.

  • חשבוניות מס מול קבלות – השוואה בין חשבוניות המס לקבלות.

  • חישוב מסים – חישוב מסים ומקדמות מס על בסיס המחזור העסקי.

  • יומן רופא לרשות המסים – אליו מוזרמות אוטומטית כל הפגישות שהתקיימו וכל התקבולים שנרשמו באמצעות הפקת חשבוניות. במידה והוספת פגישות והפקת חשבוניות דרכנו – אין צורך לבצע שום פעולה ביומן הרופא לרשות המסים. רק לדעת שהוא שם, ולישון בנחת במקרה של ביקורת מס, לא עלינו.
יומן רופא לרשות המסים

דיווח אוטומטי לרו"ח

לייצא לקובץ אקסל זה טוב ויפה, אבל המטרה שלנו – אחרי הכל – היא לייצר סביבת עבודה שעובדת בשבילנו. לצורך כך, הוספנו אפשרות לדיווח אוטומטי לרואה חשבון.
דוחות אוטומטיים לרואה חשבון

כדי להפעיל את הדיווח האוטומטי: בסרגל הבחירה למעלה מימין בוחרים בהגדרות > כספי מימין וגוללים למטה עבור דוחות אוטומטיים לרו"ח.

  • מזינים את שמו של רואה החשבון, ולוחצים על ➕ כדי להגדיר כתובת דוא"ל למשלוח – פעולה זאת למעשה מוסיפה אותו למערכת כאיש קשר שאינו מטופל.
  • בוחרים את הדוחות הרצויים: הכנסות, אופן תשלום, הוצאות, רווח והפסד ו/או מיסים.
  • מגדירים את סוג הקובץ שנוח לרואה החשבון לעבוד איתו.
  • מחליטים האם יישלח הדוח כל חודש או כל חודשיים ובוחרים את היום בחודש בו יישלח הדוח.
  • לסיום, לוחצים על הוספת פרמטרים לרו"ח.

כדי להפעיל את הדיווח האוטומטי: בסרגל הבחירה למעלה מימין בוחרים בהגדרות > כספי מימין וגוללים למטה עבור דוחות אוטומטיים לרו"ח.

  • מזינים את שמו של רואה החשבון, ולוחצים על ➕ כדי להגדיר כתובת דוא"ל למשלוח – פעולה זאת למעשה מוסיפה אותו למערכת כאיש קשר שאינו מטופל.
  • בוחרים את הדוחות הרצויים: הכנסות, אופן תשלום, הוצאות, רווח והפסד ו/או מיסים.
  • מגדירים את סוג הקובץ שנוח לרואה החשבון לעבוד איתו.
  • מחליטים האם יישלח הדוח כל חודש או כל חודשיים ובוחרים את היום בחודש בו יישלח הדוח.
  • לסיום, לוחצים על הוספת פרמטרים לרו"ח.

למיטיבי לכת:

ניתן להוסיף כמה פרמטרים שרוצים – כמה פעמים שרוצים! רוצה לקבל את הדוחות כל חודש היישר לתיבת הדוא"ל שלך? אפשר פשוט להזין את כתובת הדוא"ל שלך, במקום רואה החשבון או בנוסף אליו. מבטיחים שלא נכעס.

סבסוד גורמים מממנים

כל מי שעובד עם קופות חולים, משרד הביטחון או כל גורם מממן אחר – יודע כמה מורכב המעקב אחר הפגישות. כלומר, כל עוד לא מנהלים את הגורמים המממנים דרכנו. ניהול הגורמים המממנים מאפשר לנהל את חוב המטופל בנפרד מחוב הגורם המממן, ולוודא כל אחד משלם רק את החוב שלו.

ניהול הגורמים המממנים מתחיל בעמוד הגורמים המממנים, שנמצא בסרגל הבחירה למעלה מימין > כספי ($) > גורמים מממנים.

כך הוא נראה:
גורמים מממנים
  • להוספת גורם מממן חדש: ממלאים את שמו וכתובתו, ולוחצים על הוספה.
  • כעת ניתן לשייך כל מטופל לאותו גורם מממן בעת הוספת מטופל חדש דרך היומן (להרחבה ») או במועד מאוחר יותר, באמצעות כרטיס המטופל, אשר זמין בחיפוש שמו בתיבת החיפוש בראש כל עמוד.

  • להפקת חשבונית, חשבון עסקה, חשבונית מס או קבלה – פשוט לוחצים על סמל ערימת השטרות תחת עמודת חשבונית ועוד.

אפשר להגדיר מחירון גורם מממן עבור סוגי מפגשים שונים. כדי לעשות זאת, יש ללחוץ על סמל המטבעות בעמודת מחירון לגורם מממן.

הלחיצה תוביל לחלון הבא:

מחירון גורמים מממנים
  • בחלון שנפתח, אפשר להוסיף סוג מפגש בשורה הראשונה, לקבוע מה המחיר לגורם המממן מתוך עלות סוג המפגש, והאם המחיר הוא יחסי (אחוז) או קבוע (סכום). אפשר גם להגדיר מחיר ביטול, באותו האופן.

  • אפשר ללחוץ על ➕ להרחבת סוגי המפגשים, כדי לבדוק מה מחיר המפגש הכולל, כפי שנקבע על פי סוג המפגש. לא לשכוח ללחוץ על הוספה במידה והוספתם מפגש חדש. לאחר ההוספה, כל שינוי מאוחר יותר יישמר באופן אוטומטי.

למיטיבי לכת:

אפשר לשייך או לבטל את השיוך של מפגש מסוים לגורם מממן, או לשנות את מחיר הגורם המממן, דרך פרטי המפגש בעמוד הבית (להרחבה »).

טיפ: מלמדים במוסד חינוכי, עורכים הרצאות או זקוקים להפקת חשבוניות שאינן מבוססות על פגישות שהוזנו ביומן מכל סיבה אחרת? פשוט מוסיפים את שם הארגון, מפיקים חשבונית בעזרת חשבונית ועוד ומזינים ידנית את סכום החשבונית. ניתן להוסיף פירוט תחת הערות.

לטובי בנינו:

במידת הצורך, ניתן להגדיר אחוז ניכוי במקור לגורם המממן – בעת ההוספה או בשלב מאוחר יותר.

גם לך נמאס מאקסל? הגיע הזמן להתקדם

שאלות בוערות

  • האם My-Cliniq מוכרת על ידי רשות המסים?

    כמובן. הפלטפורמה רשומה ברשות המסים, ובעלת רישיון להפקת חשבוניות דיגיטליות.    לצפיה באישור »

  • כיצד מפיקים חשבונית?
    כדי להפיק חשבונית, יש ללחוץ על כפתור חשבונית ועוד. לנוחיותכם, כפתור זה נגיש ממקומות שונים ברחבי הפלטפורמה:

    • בעמוד הבית (מתחת לתרשומת האישית).
    • ביומן הפגישות (בעריכת יומן וגם בהוספה ליומן, לאחר בחירת שם המטופל).
    • בכרטיס המטופל (אליו ניתן לגשת דרך שורת החיפוש למעלה).
    • בתיבת המסמכים החשבונאיים בכרטיס המטופל.

    במידה ומדובר בחשבונית ראשונה במערכת, יופיעו שני חלונות, אחד אחר השני, בהם אפשר יהיה לבחור מספר התחלתי לסדרת החשבוניות, ולהוסיף כותרת וחתימה. מומלץ לבחור מספר נפרד מהרצף המספרי עד כה, בכפוף להתייעצות עם רואה חשבון.
  • האם יופיע פירוט פגישות בחשבונית?
    פירוט כל פגישה ופגישה יופיע באופן אוטומטי על כל חשבונית שהופקה.

    במידה ואינך מעוניין שיופיע פירוט על חשבונית מסוימת, ניתן ללחוץ על כפתור ללא פירוט פגישות בעת הפקת החשבונית.

    אפשר גם לבטל את הפירוט לכלל החשבוניות דרך סרגל הבחירה למעלה מימין > הגדרות () > העדפות > לא תחת הצגת פרטי תשלום.
  • כיצד מפיקים העתק חשבונית?
    כדי להפיק העתק נאמן למקור, יש לגשת לכרטיס המטופל דרך שורת החיפוש למעלה וללחוץ על מסמכים חשבונאיים משמאל (סמל ערימת השטרות). לחיצה על 🠫 בעמודת הורדה תשמור קובץ PDF שמכיל העתק נאמן למקור של החשבונית.
  • כיצד מפיקים חשבונית זיכוי?
    כדי להפיק חשבונית זיכוי, יש לגשת לכרטיס המטופל דרך שורת החיפוש למעלה וללחוץ על מסמכים חשבונאיים משמאל (סמל ערימת השטרות). לחיצה על בעמודת זיכוי תאפשר הפקת מסמך זיכוי עבור החשבונית הרלוונטית, לאחר הזנת הפרטים.

    במידה וזה הזיכוי הראשון שמופק דרך My-Cliniq, יש להזין מספר התחלתי לסדרת הזיכויים (שהיא סדרה נפרדת מסדרת החשבוניות). מומלץ להיוועץ ברואה חשבון.
  • האם My-Cliniq יכולה לשלוח עבורי דוחות תקופתיים לרואה החשבון? ★★★
    כמובן. כדי להגדיר דיווח תקופתי, יש לגשת לסרגל הבחירה למעלה מימין > הגדרות () > כספי וללחוץ על דוחות אוטומטיים לרואה חשבון.

    יש להזין את שם רואה החשבון, ללחוץ על ➕ ולהוסיף את כתובת הדוא"ל שלו. בשורה מתחת, בוחרים את הדוחות המבוקשים (הכנסות, אופן תשלום, הוצאות, רווח והפסד ומיסים), מגדירים את סוג הקובץ (CSV, אקסל או PDF), האם הדוח יישלח כל חודש או כל חודשיים ובאיזה יום בחודש יישלחו הדוחות (השלישי, החמישי או השביעי).

    לבסוף, לוחצים על הוספת פרמטרים לרו"ח.

  • היכן ניתן לראות את כל החשבוניות שהפקתי?
    אפשר לראות רשימה של כל החשבוניות דרך סרגל הבחירה למעלה מימין > כספי ($) > הכנסות / לפי אמצעי תשלום.

    בחלון שייפתח, ברירת המחדל לתצוגה היא כל ההכנסות מהחודש הקודם, אך ניתן לבחור כל תקופה אחרת (השנה, שנה קודמת, החודש או חודשיים קודמים) או לבחור ידנית את טווח התאריכים. אפשר גם לצמצם את הרשימה לפי קריטריונים נוספים, כמו גורמים מממנים או שם המטופל. ניתן לייצא את הדוח שהופק בכל שלב באמצעות לחיצה על כפתור יצוא לאקסל.

    בנוסף, לחיצה על הכרוכית (@) בשורה הרלוונטית, תאפשר לשלוח את החשבונית בדוא"ל.
  • האם אפשר לייצא ידנית את דוח ההכנסות?
    כמובן. דוח ההכנסות נגיש בכל שלב באמצעות סרגל הבחירה למעלה מימין > כספי ($) > הכנסות / לפי אמצעי תשלום.

    ניתן לייצר חתכים לפי תקופה, גורם מממן, שם מטופל ואפשרויות נוספות, ולייצא את הדוח כקובץ אקסל באמצעות לחיצה על כפתור יצוא לאקסל.
  • כיצד מוסיפים גורם מממן?
    כדי להוסיף גורם מממן, יש לגשת לסרגל הבחירה למעלה מימין > כספי ($) > גורמים מממנים. בעמוד זה, מזינים בשורה הראשונה את שם הגורם המממן וכתובתו, ולוחצים על הוספה.

    כעת ניתן לשייך כל מטופל לאותו גורם מממן, להגדיר לו מחירון קבוע (באמצעות לחיצה על סמל המטבעות) ולהפיק לו דרישת תשלום או חשבונית.
  • איך משייכים מטופל לגורם מממן?
    הדרך הנוחה ביותר לשייך מטופל לגורם מממן היא באמצעות חלון ההוספה ליומן, כאשר מוסיפים מטופל חדש. לאחר קליטת שמו ולחיצה על ➕, יופיע בסוף השורה שדה גורם מממן. לחיצה על שדה זה תציג את רשימת הגורמים המממנים - כל שנותר הוא לבחור.

    במידה ומדובר במטופל קיים, אפשר לשייכו לגורם מממן בכל עת, באמצעות כניסה לכרטיס המטופל שלו, על ידי חיפוש שמו בשורת החיפוש. שדה בחירת הגורם המממן יופיע בשורה החמישית.
  • האם אפשר להגדיר מחירון קבוע לגורם מממן? ★★★
    כמובן. להגדרת מחירון קבוע, יש לגשת לסרגל הבחירה למעלה מימין > כספי ($) > גורמים מממנים. בעמוד הגורמים המממנים, לוחצים על סמל המטבעות, תחת עמודת מחירון, בשורה הרלוונטית.

    בחלון שנפתח, בוחרים את סוג המפגש (במידה ויש צורך - מגדירים סוג מפגש חדש עם מחיר הפגישה הכולל באמצעות לחיצה על ➕) ומזינים את המחיר לגורם המממן עבור אותו סוג מפגש. לא לשכוח לבחור האם המספר שהוזן הוא יחידה או אחוז.

    לדוגמה: אם בחרנו סוג מפגש שמחירו הכולל הוא 400 ש"ח, מתוכם הגורם המממן מסבסד 300 והמטופל משלים 100, אפשר להגדיר זאת בשני אופנים:

    • המחיר לגורם המממן הוא 300 ובחירה ביחידה.
    • המחיר לגורם הוא 75, ובחירה באחוז.
    ניתן גם להגדיר מחיר ביטול, באותו האופן. לבסוף, לא לוחצים על הוספה.
  • כיצד מפיקים דרישת תשלום (חשבון עסקה) לגורם מממן?
    כדי להוציא דרישת תשלום, מחפשים את שם הגורם המממן בשורת החיפוש למעלה (מטופל/אנשי קשר) ולוחצים על כפתור חשבונית ועוד. בראש החלון שנפתח, בוחרים חשבון עסקה.

    בפירוט חשבון העסקה יופיעו כל המפגשים המשויכים לאותו גורם מממן שלא שולמו, והסכום יחושב אוטומטית בהתאם למחירון.
  • האם ניתן לקלוט למערכת חשבוניות שהופקו מחוץ לפלטפורמה?
    יש אפשרות להוספת חיוב ידני, כך שהחוב עבור פגישות מסוימות לא ירשם במערכת. דרך סרגל הבחירה למעלה מימין > הגדרות () > כספי > כן תחת האפשרות להציג אפשרות של חיוב ידני/אחר.

    כעת יופיע כפתור חשבונית חיצונית בפרטי המפגש בעמוד הבית. לחיצה על כפתור זה תאפשר הזנת מספר חשבונית חיצונית. סימונה יוביל לכך שמחיר הפגישה לא יתווסף לחישוב החוב הכולל של המטופל.
  • אני משתמש בשירות אחר להפקת חשבוניות. האם ניתן להשתמש בפלטפורמה במקביל?
    ניתן, אך לא מומלץ.

    קודם כל, הפקת חשבוניות כלולה ממילא בעלות השימוש בפלטפורמה. מעבר לכך, הפקת חשבוניות דרך My-Cliniq מאפשרת לנהל, באופן אוטומטי, מעקב חוב ויומן רופא לרשות המסים. במידה והחשבוניות מופקות באופן חיצוני, משמעות הדבר היא שכדי לעמוד בדרישות החוק - יש לנהל יומן רופא באופן ידני.

    יעילותה של My-Cliniq מתבטאת באופן שבו כל היבטי ניהול הקליניקה - יומן פגישות, תיעוד מפגשים וניהול כספי - משתלבים יחדיו. לדעתנו הצנועה, חבל לעבוד קשה כשלא חייבים.

שאלות נוספות?

אנו זמינים לכל שאלה, בקשה או התעניינות. בנוסף, אנחנו מציעים לכל אחת ואחד הדרכה טלפונית ללא התחייבות לצורך בדיקת התאמה.

ניתן להשאיר פרטים ונחזור בהקדם, באופן חד-פעמי וללא הוספה לאף רשימת דיוור מציקה.

דילוג לתוכן