חשבוניות וניהול כספי
או: למה לעבוד קשה כשאפשר לעבוד חכם?
הגיע סוף החודש ועכשיו הזמן לגבות תשלום. כמה פעמים ספרת ידנית את הפגישות ביומן, התבלבלת, ספרת שוב, הפקת חשבונית, ובסוף שכחת להזין את התקבול ביומן הרופא לרשות המסים? אצלנו – הכל פשוט עובד, בקלות.
אין צורך להתממשק לשירות חשבוניות חיצוני, שידרוש תשלום בנפרד ולא יעמוד בתקני הפרטיות הנדרשים במערכת הבריאות. My-Cliniq עוקבת אחר החוב של כל מטופל, וכאשר מפיקים חשבונית – פירוט הפגישות שלא שולמו – פשוט מופיע. לאחר תשלום החשבונית, פרטיה מוזרמים לדוח ההכנסות, ובסוף כל תקופה – הדוח יישלח אוטומטית לרואה חשבון. כי למה לעבוד קשה אם לא חייבים?
רוצה להפיק חשבונית בליווי צמוד?
הפקת חשבוניות
הפקת חשבונית מס/קבלה (וכן דרישת תשלום, חשבונית מס וקבלה) נגישה ממגוון מקומות בפלטפורמה, במטרה להקל ככל האפשר על התהליך המייגע. פשוט לוחצים על כפתור חשבונית ועוד, אשר זמין מעמוד הבית (מתחת לתרשומת האישית), מחלון ההוספה ליומן ומכרטיס המטופל – מתחת לפרטים האישיים או בתיבת ניהול המסמכים החשבונאיים.
לאחר לחיצה על הכפתור, ייפתח חלון חשבונית מס/קבלה:
- בראש החלון ניתן לשנות את סוג המסמך מחשבונית מס/קבלה לדרישת תשלום (למטופלים פרטיים), לחשבון עסקה (לגורמים מממנים), לחשבונית מס או לקבלה.
- My-Cliniq מזינה באופן אוטומטי ממי נתקבל הסכום ועבור מה, אך ניתן לשנות שדות אלה – והשינויים יישמרו לאותו מטופל בהפקת החשבונית הבאה.
אפשר לשייך את החשבונית לחשבון עסקה שהופק בעבר – שימושי לעבודה מול גורמים מממנים (להרחבה »).
פירוט הפגישות בחוב יופיע בתיבת הפירוט – שמות סוגי המפגשים, תאריכם ומחירם. במידה ולא כל הפגישות חויבו במועד זה – אפשר להסיר את ה-V בשורה הרלוונטית וסכום החשבונית יתעדכן בהתאם.
ניתן לבחור האם פירוט הפגישות יופיע בחשבונית עצמה, או שמא סימונן מיועד למעקב פנימי בלבד.
יש לבחור את אופן התשלום – מזומן, שיק, העברה, אשראי או אפליקציה.
למיטיבי לכת: ניתן להוסיף אופן תשלום נוסף באמצעות לחיצה על ➕ מתחת לבחירת אופן התשלום, ושינוי שני שדות הסכום כך שכל אחד מהם ישקף את הסכום הרלוונטי לאותו אופן תשלום.
-
לבסוף, לוחצים על לתצוגה מקדימה.
בהפקת החשבונית הראשונה, יופיעו שתי תזכורות:
-
להזין את המספר הראשון בסדרת החשבוניות. במידה ולא פתחתם עסק חדש ממש עכשיו, חשוב לוודא שלא יוצרים חפיפה. מומלץ להתייעץ עם רואה חשבון.
-
להגדיר כותרת וחתימה לחשבונית, אם לא הוגדרה מראש.
ניתן לשנות את הכותרת והחתימה בכל שלב דרך סרגל הבחירה למעלה מימין > הגדרות (⛭) > כותרות וחתימות.
בתצוגה המקדימה יופיעו כל הפרטים. מומלץ לוודא בשלב זה את נכונות הפרטים – במיוחד הסכום – לפני שמפיקים את החשבונית באחת משתי דרכים:
-
אישור ושמירת PDF – כדי לשמור קובץ PDF מקומי במכשיר בו אתם משתמשים. את הקובץ ניתן להדפיס או לצרף כקובץ בווטסאפ ווב.
- שליחה בדוא"ל – לחיצה על כפתור זה תוביל לחלון שבו אפשר להזין כתובת דוא"ל עבור המטופל, או לבחור בכתובת קיימת – אם הוזנה בעבר.
דוחות כספיים
לייצר חתכים מורכבים באמצעות שינוי הפרמטרים: תקופה, שם המטופל או גורם מממן.
לייצא את הדוח כקובץ אקסל באופן ידני באמצעות כפתור יצוא לאקסל.
ככלל, בין אם מדובר בנתונים כלכליים, בפגישות או ברשומות רפואיות, כל הנתונים שהוזנו בפלטפורמה ניתנים לייצוא כקובץ אקסל בכל שלב.
אלה הדוחות הקיימים:
הכנסות – אשר מרכז את כל החשבוניות שהופקו.
דוח פגישות – בו ניתן להביט ברשימת הפגישות
תיעוד מעקבים – כלל הרשומות הרפואיות והתרשומות האישיות שהוזנו עבור כל מפגש.
חוב – מעקב אחר חובות המטופלים והגורמים המממנים.
הוצאות – ניהול הוצאות.
רווח והפסד – חישוב רווח והפסד על בסיס ההכנסות וההוצאות.
חשבונות עסקה – רשימת חשבונות עסקה שהופקו.
חשבוניות מס מול קבלות – השוואה בין חשבוניות המס לקבלות.
חישוב מסים – חישוב מסים ומקדמות מס על בסיס המחזור העסקי.
יומן רופא לרשות המסים – אליו מוזרמות אוטומטית כל הפגישות שהתקיימו וכל התקבולים שנרשמו באמצעות הפקת חשבוניות. במידה והוספת פגישות והפקת חשבוניות דרכנו – אין צורך לבצע שום פעולה ביומן הרופא לרשות המסים. רק לדעת שהוא שם, ולישון בנחת במקרה של ביקורת מס, לא עלינו.
דיווח אוטומטי לרו"ח
כדי להפעיל את הדיווח האוטומטי: בסרגל הבחירה למעלה מימין בוחרים בהגדרות (⛭) > כספי מימין וגוללים למטה עבור דוחות אוטומטיים לרו"ח.
-
מזינים את שמו של רואה החשבון, ולוחצים על ➕ כדי להגדיר כתובת דוא"ל למשלוח – פעולה זאת למעשה מוסיפה אותו למערכת כאיש קשר שאינו מטופל.
-
בוחרים את הדוחות הרצויים: הכנסות, אופן תשלום, הוצאות, רווח והפסד ו/או מיסים.
-
מגדירים את סוג הקובץ שנוח לרואה החשבון לעבוד איתו.
-
מחליטים האם יישלח הדוח כל חודש או כל חודשיים ובוחרים את היום בחודש בו יישלח הדוח.
-
לסיום, לוחצים על הוספת פרמטרים לרו"ח.
למיטיבי לכת:
ניתן להוסיף כמה פרמטרים שרוצים – כמה פעמים שרוצים! רוצה לקבל את הדוחות כל חודש היישר לתיבת הדוא"ל שלך? אפשר פשוט להזין את כתובת הדוא"ל שלך, במקום רואה החשבון או בנוסף אליו. מבטיחים שלא נכעס.
סבסוד גורמים מממנים
להוספת גורם מממן חדש: ממלאים את שמו וכתובתו, ולוחצים על הוספה.
כעת ניתן לשייך כל מטופל לאותו גורם מממן בעת הוספת מטופל חדש דרך היומן (להרחבה ») או במועד מאוחר יותר, באמצעות כרטיס המטופל, אשר זמין בחיפוש שמו בתיבת החיפוש בראש כל עמוד.
להפקת חשבונית, חשבון עסקה, חשבונית מס או קבלה – פשוט לוחצים על סמל ערימת השטרות תחת עמודת חשבונית ועוד.
אפשר להגדיר מחירון גורם מממן עבור סוגי מפגשים שונים. כדי לעשות זאת, יש ללחוץ על סמל המטבעות בעמודת מחירון לגורם מממן.
הלחיצה תוביל לחלון הבא:
בחלון שנפתח, אפשר להוסיף סוג מפגש בשורה הראשונה, לקבוע מה המחיר לגורם המממן מתוך עלות סוג המפגש, והאם המחיר הוא יחסי (אחוז) או קבוע (סכום). אפשר גם להגדיר מחיר ביטול, באותו האופן.
אפשר ללחוץ על ➕ להרחבת סוגי המפגשים, כדי לבדוק מה מחיר המפגש הכולל, כפי שנקבע על פי סוג המפגש. לא לשכוח ללחוץ על הוספה במידה והוספתם מפגש חדש. לאחר ההוספה, כל שינוי מאוחר יותר יישמר באופן אוטומטי.
למיטיבי לכת:
אפשר לשייך או לבטל את השיוך של מפגש מסוים לגורם מממן, או לשנות את מחיר הגורם המממן, דרך פרטי המפגש בעמוד הבית (להרחבה »).
לטובי בנינו:
במידת הצורך, ניתן להגדיר אחוז ניכוי במקור לגורם המממן – בעת ההוספה או בשלב מאוחר יותר.
גם לך נמאס מאקסל? הגיע הזמן להתקדם
שאלות בוערות
כמובן. הפלטפורמה רשומה ברשות המסים, ובעלת רישיון להפקת חשבוניות דיגיטליות. לצפיה באישור »
- בעמוד הבית (מתחת לתרשומת האישית).
- ביומן הפגישות (בעריכת יומן וגם בהוספה ליומן, לאחר בחירת שם המטופל).
- בכרטיס המטופל (אליו ניתן לגשת דרך שורת החיפוש למעלה).
- בתיבת המסמכים החשבונאיים בכרטיס המטופל.
- המחיר לגורם המממן הוא 300 ובחירה ביחידה.
- המחיר לגורם הוא 75, ובחירה באחוז.
שאלות נוספות?
אנו זמינים לכל שאלה, בקשה או התעניינות. בנוסף, אנחנו מציעים לכל אחת ואחד הדרכה טלפונית ללא התחייבות לצורך בדיקת התאמה.
ניתן להשאיר פרטים ונחזור בהקדם, באופן חד-פעמי וללא הוספה לאף רשימת דיוור מציקה.