יומן פגישות
או: כמה טוב להיות מסודרים
אין ניהול קליניקה בלי יומן, ומן הסתם – כל מי שאי פעם ניהל יומן בגוגל קלנדר – ירגיש אצלנו בבית. היומן שלנו לא פחות נוח, אך בניגוד ליומן גוגל (או ליומנים המסתנכרנים אליו) – היומן של My-Cliniq עומד בדרישות אבטחת המידע והפרטיות הנדרשות ממטפלי נפש. מעבר לכך שהיומן שלנו מוצפן, נוח ונעים, הוא מכיל התאמות שמקלות על עבודת הטיפול. הפגישות שהוזנו בו:
נשמע משעמם, אנחנו יודעים – ככה זה כשמשהו עובד כמו שצריך. אבל מה אם נגיד לך שאפשר, בעזרת My-Cliniq, להגדיר בקלות תזכורות SMS אוטומטיות למטופלים (ללא עלות נוספת) ואף לקבוע מראש שעות פנויות, שיאפשרו למטופלים שלך לקבוע לעצמם פגישות באמצעות קישור מאובטח?
אין לך זמן למלל? יש פיתרון!
תצוגת היומן
זאת התצוגה השבועית – ברירת המחדל בלחיצה על סמל היומן, בסרגל הבחירה למעלה מימין.
- ניתן לדפדף קדימה ואחורה בעזרת כפתורי החיצים הירוקים מימין.
- לחיצה על החץ הכפול (») מאפשרת בחירת תאריך.
- לחיצה על היום תחזיר אותך להווה.
- משמאל ישנם כפתורים ירוקים לתצוגת יום ותצוגת חודש. לחיצה על שבוע תחזיר אותך לתצוגה שבועית.
- לחיצה על כפתור מעקבים (משמאל) תפתח חלון עם תצוגת אג'נדה, אשר מאפשרת להביט בפגישות כרשימה ולערוך שינויים רוחביים.
- לחיצה על שעה ריקה תאפשר הוספת מפגש חדש.
הוספת מפגש חדש
לחיצה על שעה ריקה תפתח את חלון ההוספה ליומן.
- עם מי נפגשים? אפשר לבחור מטופל קיים (הרשימה תצטמצם בהתאם לאותיות שהוזנו) או להוסיף מטופל חדש באמצעות לחיצה על ➕ הימני. כך ניתן להוסיף מטופלים ישירות מתוך היומן.
למיטיבי לכת:
ניתן ללחוץ על הפלוס השמאלי, שמוקף בעיגול, להוספה מורחבת, המאפשרת הזנה של פרטים אישיים נוספים.
להוספה מהירה של מטופל חדש דרך היומן: לוחצים על ➕ הימני, אשר מרחיב את השורה הראשונה ומאפשר הזנת פרטים ראשונית.
אפשר להוסיף למטופל חדש פרטים ליצירת קשר (טלפון או דוא"ל), לשייך לגורם מממן, במידת הצורך, ולבחור האם יקבל מסרוני תזכורת.
ניתן גם לסווג את השם החדש כאיש קשר או כקבוצה.
- סיווג כאיש קשר למעשה מסמן את הפגישה כפרטית, ולא מקצועית, ונועד לאפשר לך להשתמש ביומן גם לפגישות לא מקצועיות. לפגישות אלה לא ניתנות לחיוב, אי אפשר לכתוב עבורן רשומה רפואית, והן לא יופיעו ביומן הרופא לרשות המסים.
- סיווג כקבוצה יאפשר, לאחר הוספת הפגישה, לבחור את משתתפיה ולקבוע האם כל אחד מהם משלם בנפרד, או כולם ביחד.
- אפשר גם להוסיף אירוע פרטי אחר, שאינו מקושר לאדם מסוים.
ברירת המחדל היא פגישה, אך ניתן להוסיף גם:
-
תזכורת עתידית.
-
תיעוד הודעה שתתווסף להיסטוריית המעקבים של המטופל.
-
חופשה – שתבטל פגישות שנקבעו לטווח הזמן שהוגדר.
★ טיפ: אפשר להפיק חשבונית עבור מטופל מסוים דרך היומן, באמצעות לחיצה על מפגש קיים בתצוגת היומן, או אפילו רק על ידי בחירת שמו של מטופל קיים בחלון ההוספה ליומן. פשוט לוחצים על כפתור חשבונית ועוד וממשיכים משם.
סוג המפגש קובע את משך המפגש, מחירו ויופיע בפירוט החשבונית.
למרות האמור לעיל, לאחר בחירת סוג המפגש, אפשר לשנות פרטנית את מחיר המפגש ומשכו, במידת הצורך.
★ טיפ: ברירת המחדל היא פגישה "רגילה", אך באמצעות לחיצה על ➕ אפשר להוסיף סוגי מפגשים נוספים, לשנות את ברירת המחדל או לערוך את סוגי המפגשים כראות עיניך.
בשורות הבאות ניתן לשנות את תאריך המפגש, שעת ההתחלה, המשך והתדירות.
לבסוף, אפשר לשנות ידנית את מחיר המפגש, לסמן שהפגישה הראשונה אינה לחיוב ולכתוב הערות לפגישה – שיופיעו ברשומה הרפואית של המפגש הראשון.
- הנחת המוצא היא שכל הפגישות לחיוב. במידה וגם המפגש הראשון בקליניקה שלך הינו בתשלום – אין צורך בפעולה.
-
התחרטת? ניתן לסמן בהמשך שהפגישה אינה מיועדת לחיוב דרך עמוד הבית, בעת סיכום המפגש.
לקליטת המפגש – לוחצים על הוספה.
עריכת מפגש או מחיקתו
אפשר לשנות את מועד המפגש בשתי דרכים:
-
גרירת תיבת המפגש בתצוגה השבועית ליום או שעה אחרים.
-
לחיצה על התיבה ושינוי הפרטים ידנית.
בשני המקרים, ייפתח החלון עריכת יומן. לאחר ביצוע השינויים הנחוצים, יש לבחור בתיבה הירוקה בתחתית החלון האם השינוי חל:
-
רק על פגישה זו.
-
כל הפגישות בסדרה מעכשיו (לתמיד).
-
או עד לתאריך מסוים (כולל).
ניתן להזין הערות עבור השינוי, ולבסוף ללחוץ על עדכון או מחיקה (במידה ובוטל המפגש).
★ טיפ: במידה והפגישה לא התקיימה אבל המטופל עדיין אמור לשלם עליה – לא חייבים למחוק אותה. אפשר לסמן זאת בעמוד הבית, תחת פרטי המפגש: לא הגיע/ה אבל לחיוב.
כדאי לדעת: כיוון שכל הפגישות מוזרמות ליומן הרופא לרשות המסים, שאינו ניתן לעריכה כחלק מדרישות רשויות המס, שינוי פרטי הפגישה בדיעבד (לאחר 48 שעות) מחייב הזנת הערות, אשר יופיעו ביומן הרופא לרשות המסים.
קשה לך להתחייב? אנחנו עדיין לא שם
שאלות בוערות
איך מוסיפים מטופל חדש?
לוחצים על שעה ריקה ביומן לפתיחת חלון הוספה ליומן. מזינים את שם המטופל בשדה עם מי נפגשים? ולוחצים על ➕ הימני, אשר מרחיב את השורה הראשונה ומאפשר הזנת פרטים ראשונית: טלפון או דוא"ל, שיוך לגורם מממן במידת הצורך, ובחירה האם יקבל מסרוני תזכורת.
ניתן גם ללחוץ על הפלוס השמאלי, שמוקף בעיגול, להוספה מורחבת, המאפשרת הזנה של פרטים אישיים נוספים.
האם My-Cliniq כוללת יומן רופא לרשות המסים?
כן. יומן הרופא מתעדכן באופן אוטומטי, על בסיס המפגשים שהוזנו ביומן והחשבוניות שהופקו דרך הפלטפורמה. הוא זמין בכל שלב, וניתן לייצוא, דרך סרגל הבחירה למעלה מימין > כספי (＄) > יומן רופא לרשות המסים.
האם אפשר להזין ביומן פגישות אישיות, או כאלה שאינן קשורות למטופלים, כך שלא יופיעו ביומן הרופא?
כמובן. לוחצים על נקודה ריקה ביומן כדי להוסיף מפגש חדש. בחלון שנפתח, אפשר לסמן את הפגישה כאחר על מנת להוסיף אירוע שאינו מקושר לאיש קשר מסוים - למשל, הרצאה או חתונה.
אפשרות נוספת היא לקלוט איש קשר שאינו מטופל. כדי לעשות זאת, יש להזין את שמו בשדה עם מי נפגשים?, ללחוץ על ➕ הצמוד לשדה, ולבחור באיש קשר בשורה מתחת.
בשני המקרים, הפגישות ייחשבו כפגישות אישיות - הן לא יופיעו ביומן הרופא לרשות המסים, ולא יהיה ניתן להזין עבורן רשומות רפואיות.
הוספתי פגישה בטעות. איך מבטלים פגישה עתידית?
ניגשים ליומן הפגישות המורחב, דרך סרגל הבחירה למעלה מימין, ולוחצים על המפגש המבוקש. בחלון עריכת היומן שייפתח, יש לבחור האם העדכון חל רק על פגישה זו, על כל הפגישות בסדרה מעכשיו (לתמיד) או עד תאריך מסוים. במידה ומדובר בסדרת פגישות, נבחר בכל הפגישות בסדרה מעכשיו כדי למחוק את כל סדרת הפגישות.
לסיום, לוחצים על מחיקה.
איך מפעילים את שירות מסרוני התזכורת למטופלים? ★★★
בסרגל הבחירה למעלה מימין > הגדרות (⛭) > הגדרות יומן מימין, יש ללחוץ על לחתימה על הסכם שליחת מסרונים. לאחר עיון מדוקדק בתנאי השירות, יש ללחוץ על אישור.
כעת יהיה ניתן לבחור את השם שיופיע בשליחת ההודעה. השם צריך להיות שלך (לא להיות יצירתיים בבקשה), עד 11 תווים לכל היותר ובאנגלית. אפשר גם לבחור האם ההודעות יישלחו בתשע בבוקר או בתשע בערב, וכמה ימים לפני מועד המפגש.
איך בוחרים איזה מטופלים יקבלו מסרוני תזכורת?
בהוספת מטופל חדש דרך היומן, אפשר לסמן קבלת הודעות כדי להבטיח שיקבל מסרוני תזכורת.
במידה ולא סומן מראש, תמיד ניתן לגשת לכרטיס המטופל באמצעות חיפוש שמו בשורת החיפוש בראש כל עמוד, ולסמן קבלת הודעות.
לבסוף, ניתן לצפות ברשימת כלל המטופלים ולבחור איזה מהם יקבלו תזכורות, כמסרון או כדוא"ל, דרך סרגל הבחירה למעלה מימין > הגדרות (⛭) > הגדרות יומן מימין ולחיצה על הרשאות תזכורת למטופלים.
האם אפשר לבחור איזה חגים יופיעו ביומן?
כן. בסרגל הבחירה למעלה מימין > הגדרות (⛭) > הגדרות יומן מימין. גוללים למטה ובוחרים בחג. רשימת החגים תופיע מיד, ממוינת לפי דת. ניתן לבחור איזה חגים יופיעו ביומן ולהגדיר את שעות החופש הרלוונטיות לאותו חג.
לסיום, יש ללחוץ על יצירה/עדכון של החופשות ביומן, המבוססות על החגים שבחרתם.
איך קובעים חופשה ביומן הפגישות?
אפשר לקבוע חופשה רק למועד עתידי. ניגשים ליומן הפגישות המורחב, דרך סרגל הבחירה למעלה מימין ולוחצים על נקודה ריקה ביומן כדי לפתוח את חלון הוספה ליומן. בחלון שנפתח לוחצים בשורה השלישית על חופשה, בוחרים יום ושעה להתחלת החופשה ולסופה, והוספה לסיום.
החופשה תופיע לצד הפגישות המתוכננות לאותם תאריכים, אך פגישות המופיעות במהלך חופשה לא יתעדכנו ביומן הרופא לרשות המסים ולא יחויבו.
יחד עם זאת, ניתן להוסיף פגישות בעת חופשה, במקרה הצורך (למשל, מקרים דחופים) באמצעות הוספת מפגש ולחיצה על הוספה - פגישה בזמן חופשה.
האם אפשר לסנכרן את יומן הפגישות ל-Google Calendar? ★★★
אנו מבינים את היתרון, כביכול, בסינכרון לגוגל קלנדר, ובכל זאת בחרנו לא לאפשר סינכרון ליומנים חיצוניים, וביניהם היומן של גוגל, משתי סיבות:
ראשית, מדובר בפרצת אבטחה ובפוטנציאל להפרת פרטיות. גוגל, למשל, מפעילה תקני אבטחה נמוכים יחסית, אשר מתאימים לרוב המקרים אך אינם מותאמים לדרישות הסודיות הרפואית של משרד הבריאות. כיוון שפרטיות המטופלים נמצאת בראש סדר העדיפויות שלנו, בחרנו לא לאפשר התממשקות ליומנים חיצוניים - אלא להציע יומן פגישות משלנו, המותאם גם לדרישות הפרטיות ולצרכים נוספים שעולים מעבודת הטיפול.
מעבר לכך, סינכרון מסוג זה פשוט לא עובד כמו שצריך. במבט ראשון ובמצבים פשוטים - הסינכרון עשוי להיראות כפיתרון מוצלח ונוח. אבל במצבים מורכבים קצת יותר (כמו שינוי מועד הפגישה, ביטול פגישה, רישום הפגישה ביומן הרופא לרשות המסים או אפילו דבר פשוט כמו הוספת מטופל חדש) - עלולות להיווצר תקלות שיגרמו לבלאגן במקרה הטוב, ומפח נפש ופגיעה ביושרת העסק במקרה הרע.
כיוון שאנו עומדים מאחורי איכות המוצר שלנו, איננו מעוניינים בשלב זה להציע פיתרון חלקי, שנראה נוח רק אם ממצמצים.
שאלות נוספות?
אנו זמינים לכל שאלה, בקשה או התעניינות. בנוסף, אנחנו מציעים לכל אחת ואחד הדרכה טלפונית ללא התחייבות לצורך בדיקת התאמה.
ניתן להשאיר פרטים ונחזור בהקדם, באופן חד-פעמי וללא הוספה לאף רשימת דיוור מציקה.